Смена подрядчика в Директе: как сохранить кабинет и статистику

Кому на самом деле принадлежит кабинет Директа?

Коротко: тому, чей логин указан главным представителем. В аккаунте клиента агентства роль владельца организации по умолчанию у агентства. От этого зависит, как вы сможете уйти со статистикой.

В справке Яндекса кабинет называется аккаунтом, дальше в статье тоже. Главный представитель - это логин, который управляет аккаунтом целиком. По справке Директа о представителях, он работает с кампаниями, а ещё «регистрирует и удаляет других представителей». Если этот логин принадлежит подрядчику, решения о доступах принимает подрядчик.

У клиентов агентств (такой аккаунт часто называют агентским) устройство другое. В справке для агентств сказано: «Новый клиент агентства регистрируется в Директе как организация в Яндекс ID». Организация в Яндекс ID - общая запись компании, в которой видно, у кого какие права. Яндекс сразу добавляет в неё двоих: владельцем становится главный представитель агентства, администратором - менеджер агентства, который регистрировал клиента. Так что по умолчанию доступами распоряжается агентство.

Как проверить, какой аккаунт у вас?

Коротко: зайдите в Директ со своего логина и откройте раздел «Ваши представители». Если вас там нет или вы не главный, запросите у подрядчика письменный ответ, на ком оформлен аккаунт.

1. Войдите в Директ с логина, который вы считаете своим, и откройте Инструменты → Ваши представители.
2. Посмотрите, чей логин указан главным представителем и какие ещё логины и управляющие аккаунты есть в списке.
3. Если со своего логина кабинет не открывается, попросите подрядчика ответить письменно: на чей логин заведён аккаунт, кто главный представитель, самостоятельный это аккаунт или аккаунт клиента агентства.
4. Посмотрите, кому вы платите за рекламу. Если счета за рекламный бюджет выставляет агентство, скорее всего, у вас аккаунт клиента агентства. Точный ответ даст само агентство.

Если главный представитель - подрядчик, учтите ограничение справки: представителем, а потом и главным, можно сделать только логин, который ещё не входил в Директ. Возможно, для этого понадобится новый логин. Пароль от логина подрядчика для такой проверки не нужен. Если подрядчик предлагает «просто дать пароль», это повод сразу договориться о доступе через представителя или управляющий аккаунт.

Как дать подрядчику доступ к кабинету Директа и не потерять контроль?

Коротко: оставьте главным представителем свой логин. Подрядчику удобнее всего выдать управляющий аккаунт с режимом «редактирование»: так он ведёт кампании, а доступы и оплаты остаются у вас. Управляющим может быть только прямой клиентский логин специалиста с ролью главного представителя. Представитель с полным доступом может ещё переносить средства и оплачивать кампании.

В Директе есть два штатных способа пустить специалиста в кабинет.

Представитель. Его добавляет главный представитель в разделе Инструменты → Ваши представители. Уровни доступа по справке:

• «Полный доступ» - редактирование объявлений, статистика, перенос средств и оплата кампаний.
• «Только чтение» - настройки и статистика без доступа к балансу и оплате.

Ограничение: представителем можно сделать только логин, который «еще не использовался для авторизации в Директе». Если у специалиста уже есть свой аккаунт в Директе, ему придётся завести новый логин или использовать второй способ.

Управляющий аккаунт. Так подключают специалиста, у которого уже есть свой аккаунт в Директе. По справке об управляющем аккаунте, управляющим может быть только прямой клиентский логин с ролью главного представителя, а «доступа к балансу и оплатам у него нет». Режимов три:

• администрирование - кампании, объявления, а также добавление новых представителей и управляющих;
• редактирование - кампании, объявления и статистика без права добавлять представителей;
• чтение - только просмотр настроек и статистики.

Для подрядчика обычно хватает редактирования. Администрирование даёт ему право раздавать доступы другим людям, а решать, кого пускать в кабинет, должны вы.

Я работаю по такой схеме: рекламные кабинеты и данные остаются у клиента, бюджет оплачивается напрямую площадке, а моя работа оплачивается отдельно. Если нужен специалист на настройку и ведение Директа с такими условиями, обсудим ваш проект.

Как уйти от агентства и сохранить статистику?

Коротко: подайте заявку «Отсоединение от агентства», агентство её согласует, перенос пройдёт 1 числа следующего месяца. Кампании не остановятся, настройки и статистика останутся в аккаунте.

Порядок по справке «Перенос клиентов»:

1. Выберите месяц переноса. По справке, «Перенос аккаунта клиента осуществляется только 1 числа следующего месяца».
2. Подайте заявку в разделе «Заявки на перенос» и выберите тип «Отсоединение от агентства». Если переходите в другое агентство, заявку создаёт текущее агентство, а новое агентство и вы её подтверждаете. Перед заявкой перечитайте договор с агентством: условия расторжения и расчётов в нём.
3. Дождитесь согласования от агентства. Заявку на ближайшее 1 число нужно подать «не позднее чем за сутки». Сервисы и агентства могут закрывать приём раньше: например, eLama в материале о переносе принимает заявки не позже чем за два рабочих дня до начала месяца.
4. Учтите блокировку: «За сутки до даты переноса для клиента будет заблокирована возможность создавать новые кампании и пополнять баланс». Пополните баланс и запустите нужные кампании заранее.
5. После 1 числа проверьте, что кампании работают и статистика за прошлые периоды на месте. Справка советует после отсоединения удалить сотрудников агентства из списка представителей: проверьте раздел «Ваши представители».

Что справка обещает сохранить: «Запущенные кампании не останавливаются. Все настройки кампаний, статистика, элементы из библиотеки сохраняются и переносятся». Доступы к Яндекс Метрике и организациям тоже сохраняются у вас.

Есть оговорка про автоматические стратегии. В справке о переносе сказано, что стратегия не начинает с нуля и продолжает работу, если при переносе на баланс зачисляются средства с общей кредитной линии или овердрафта. Подходит ли ваш аккаунт под это условие, уточните у агентства до подачи заявки. Мария Шамарина из агентства Demis Group в статье на ppc.world пишет, что перенос почти всегда включает период адаптации алгоритмов, в среднем 7-14 дней. Поэтому в эти дни лучше не менять стратегию, тексты и бюджет одновременно.

Перенос не пройдёт, если счёт ведётся не в рублях, действуют бонусы годового партнёрства, есть просроченная задолженность у вас или, при переходе в другое агентство, у принимающего агентства, а также если вы запускаете социальную рекламу.

Что будет с деньгами на счёте?

Коротко: при уходе от агентства с предоплатным договором остаток списывается на баланс, а вернуть его или начислить другому клиенту помогает поддержка. Незачисленный кешбэк и деньги за промокоды при переносе пропадают.

Справка о переносе описывает два случая. При постоплатном договоре агентства остаток уходит на общую кредитную линию агентства. При предоплатном: «Остаток денежных средств списывается со счета на баланс. Чтобы оформить возврат или начислить средства другому клиенту, обратитесь в поддержку».

Бонусы при переносе тоже можно потерять: «После переноса аккаунта кешбэк, если он не был зачислен, и деньги за использование промокодов аннулируются». Если вам начисляли кешбэк, выясните, когда его зачислят, и планируйте перенос после этой даты. Деньги за промокоды после переноса пропадут, поэтому их разумно израсходовать до переноса.

Если деньги нужно вернуть на расчётный счёт, действуют правила возврата средств клиентам Директа: кампанию нужно остановить, бонусные средства не возвращаются, и «в некоторых случаях возврат занимает более 20 рабочих дней». Если вы платили агентству по договору с ним, уточните у агентства, кто оформляет возврат вашей части.

Почему копирование кампаний не сохраняет историю?

Коротко: при копировании Директ создаёт новые кампании. Статистика, состояния объявлений и фраз остаются в старом аккаунте.

Когда аккаунт нельзя перенести целиком, кампании копируют через Директ Коммандер - бесплатную программу Яндекса для массовой работы с кампаниями. В справке Коммандера сказано: «При копировании и перемещении создаются новые объекты. Состояния объявлений и фраз, накопленная статистика не сохраняются».

eLama в инструкции по переносу через Коммандер добавляет: «Статистику также не удастся перенести». По данным eLama, стратегия, корректировки ставок и сами ставки при выгрузке тоже не сохраняются. После копирования кампании начинают работу как новые, и сравнивать их с прошлыми периодами внутри Директа не получится.

Копирование оправдано, когда кампании лежат в личном аккаунте подрядчика вперемешку с чужими. Для копирования нужен доступ к этим кампаниям: если подрядчик не отвечает и доступа у вас нет, кампании придётся собирать заново. Пока доступ есть, выгрузите у себя отчёты за прошлые периоды: расходы, клики, конверсии по кампаниям и поисковые запросы. Позже эти цифры пригодятся для сравнения.

Как забрать счётчик Метрики, цели и другие данные?

Коротко: счётчик Метрики переносит на ваш логин его владелец. Если владелец не отвечает, подтвердите права на сайт в Яндекс Вебмастере и заполните форму Метрики: так переносят счётчик, который собирает статистику только по вашему сайту. Сегменты Аудиторий и карточку в Яндекс Бизнесе проверьте отдельно.

Счётчик Метрики принадлежит логину владельца. По справке Метрики о доступе, гостевой доступ бывает трёх уровней: «Только просмотр», «Редактирование» и «Аналитика». Даже с редактированием пользователь может управлять счётчиком «за исключением его удаления и переноса на другой аккаунт». Поэтому гостевой доступ от подрядчика не делает счётчик вашим.

Как перенести счётчик:

1. Попросите владельца войти в Метрику под логином, на который зарегистрирован счётчик.
2. Владелец открывает раздел Настройка, вкладку Счетчик и нажимает Перенести на другой аккаунт, указывая ваш логин.
3. Если владелец не отвечает, по справке нужно подтвердить права на сайт в Яндекс Вебмастере и заполнить специальную форму. Условие справки: «Счетчик будет перенесен, если он собирает статистику только по сайту, который вы подтвердили в Вебмастере».

После переноса проверьте, что цели на месте и срабатывают. Для этого отправьте тестовую заявку, как описано в статье «Клики есть, заявок нет».

Что ещё может остаться на логине подрядчика:

• Сегменты Яндекс Аудиторий (списки людей для показа рекламы, например загруженная база клиентов). По справке Аудиторий, к сегменту можно дать доступ другому пользователю, но передачу владения справка не описывает. Если сегменты собраны на базе ваших клиентов, держите исходные файлы у себя.
• Карточка в Яндекс Бизнесе. По справке Бизнеса, у компании может быть только один пользователь с ролью «Владелец компании», и он может передать эту роль. От этого доступа зависит, например, коллтрекинг Директа.

Что проверить после смены подрядчика?

Коротко: удалите доступы старого подрядчика во всех сервисах, убедитесь, что заявки доходят и учитываются, и сверьте первые недели с прошлым периодом.

1. В Директе, в разделе «Ваши представители», нет логинов и управляющих аккаунтов прежнего подрядчика.
2. В Метрике, в разделе Настройки → Доступ, у прежнего подрядчика нет доступа.
3. В Яндекс Бизнесе и Аудиториях проверены роли и доступы к сегментам.
4. Тестовая заявка с сайта дошла до вас и засчиталась в цели Метрики.
5. Статистика за прошлые месяцы в Директе доступна, если вы переносили аккаунт целиком.
6. Новый подрядчик не меняет стратегию, бюджет и тексты одновременно в первые дни после переноса, чтобы изменения можно было оценить.

Что закрепить в договоре с новым подрядчиком

Коротко: на ком оформлены кабинет и счётчик, какие права у подрядчика и что он передаёт вам при завершении работы.

• Главный представитель аккаунта Директа и владелец счётчика Метрики - ваши логины.
• Подрядчик работает как представитель или управляющий аккаунт, без пароля от ваших логинов.
• Кто оплачивает рекламный бюджет и на какой счёт: напрямую Яндексу или через агентство.
• Кто отвечает за передачу данных о рекламе для маркировки, если вы работаете через посредника.
• Что подрядчик передаёт при завершении работы: доступы, выгрузки отчётов, списки минус-слов, описание целей.
• В какой срок он удаляет свои доступы после окончания договора.

Формулировки договора лучше согласовать с юристом: правовые условия в этой статье не разбираются.

Из чего складывается цена работы подрядчика, чем отличаются фикс, процент от бюджета и оплата за заявку и какие вопросы задать до договора, описано в статье «Сколько стоит ведение Яндекс Директа и как платить специалисту».